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A quanti è capitato di arrivare al tavolo di una riunione, alzarsi due ore dopo esausti e spaesati, guardare il proprio collega e dire: “Ma quindi?!”
Questo accade perché solitamente durante brainstorming e meeting si cerca di esplorare un problema senza avere una vera idea di come risolverlo: si procede a tentativi, si parla a ruota libera per far prevalere la propria idea e si lascia la stanza senza aver davvero deciso quali azioni possono essere intraprese già dal giorno successivo per migliorare la situazione attuale. Per ovviare a questi inconvenienti, AJ&Smart, agenzia di riferimento in ambito Design Sprint, ha ideato il Lightning Decision Jam, uno strumento in grado di aiutare aziende e startup non solo a prendere decisioni, ma anche a individuare soluzioni applicabili, eliminando inutili discussioni e perdite di tempo.
Immaginate di dover preparare un dolce: potete avere gli ingredienti, potete sapere a cosa servono e quali abbinamenti si sposano meglio. Tuttavia, se non avete una ricetta da seguire con dosi e procedimenti, difficilmente riuscirete a ottenere un risultato che meriti di essere servito agli amici. Le riunioni sono questo: un insieme di ingredienti che spesso nessuno sa come combinare tra loro. Il Lightning Decision Jam – spesso abbreviato in LDJ – è la ricetta da seguire per realizzare la vostra creazione: un workshop della durata di un’ora, fatto di esercizi e domande specifiche, pensato per aiutare le aziende che sanno di avere problemi ma che non sanno individuarli e, soprattutto, che non sanno da dove iniziare per risolverli.
Tra i vantaggi di questo strumento, oltre ai risultati che grazie a esso si potranno produrre in un’ora, c’è la possibilità di coinvolgere più persone nel progetto, riuscendo a dare spazio all’idea di ognuno, senza che i più vivaci prevarichino sui silenziosi (che spesso hanno le idee più brillanti, ma che non riescono a far emergere). Questo perché, grazie ai post-it, si lavora insieme ma da soli, così da offrire a tutti la possibilità di dar voce al proprio pensiero; inoltre gli esercizi producono delle vere e proprie azioni, applicabili già dal giorno seguente. Il workshop viene moderato da un facilitatore che guida i partecipanti tra gli esercizi, spiegando gli obiettivi di ciascuno e assicurandosi che venga rispettata la tabella di marcia. I contesti di applicazione possono essere i più vari: ad esempio una sezione del sito che non performa come ci si aspettava, il miglioramento di un prodotto digitale come un’app, l’ottimizzazione dei flussi di vendita, il miglioramento dell’ambiente di lavoro e della soddisfazione dei dipendenti.
Durante il workshop, che dura soltanto un’ora, è importante rispettare i tempi di ogni esercizio, per non rischiare di dedicare troppo tempo ad alcune parti e trovarsi a sacrificarlo in altre. Inoltre, avere un tempo a disposizione predeterminato permette di concentrarsi in maniera efficace su un’unica domanda, in modo da produrre risposte pertinenti.
Dopo aver deciso quale sarà il tema della discussione, su una lavagna si disegna una barchetta in mezzo al mare: ogni partecipante ha a disposizione alcuni post-it sui quali scrive ciò che secondo lui funziona di quella data situazione. Immaginiamo ad esempio di voler migliorare l’ambiente di lavoro e di iniziare a scrivere sui post-it tutte le cose che al momento ci fanno stare bene. Può essere qualsiasi cosa: il fatto di avere ognuno una postazione ben distanziata dal collega, l’avere grandi finestre che lasciano entrare la luce naturale, la possibilità di bersi un tè o un caffè ai distributori automatici e così via. Ogni partecipante, dopo aver scritto sui post-it tutti gli aspetti positivi, si alza e li attacca nella parte superiore della barchetta.
Nei tre minuti successivi, invece, si fa esattamente il contrario: si scrivono individualmente tutte quelle cose che si ritiene non funzionino di quella data situazione. Ritornando all’esempio precedente, esempi di problemi potrebbero essere il lavorare tutti in un grande open space che non favorisce la concentrazione, non essere mai informati sugli avanzamenti di progetto e così via.
A questo punto, ogni partecipante ha tre bollini a disposizione per votare le sfide che ritiene più importanti da risolvere. È fondamentale che durante questa fase non ci siano discussioni tra i partecipanti. Quindi tutti si alzano e, dopo aver letto velocemente tutti i problemi, votano applicando i tre bollini sui tre post-it che raccontano la situazione più urgente risolvere secondo loro.
Trasforma ogni sfida in opportunità: è questo l’obiettivo della quarta fase. Una volta scelti i tre problemi da risolvere, ciascun partecipante dovrà riformulare la frase in modo da trasformarla in un’opportunità. Ecco che il non essere informati sugli avanzamenti di progetto diventa un “come potremmo fare in modo di essere sicuri che tutti siano sempre al corrente dello stato dei progetti?”
A questo punto i partecipanti sono invitati a scrivere su nuovi post-it varie soluzioni ai problemi scelti e ad attaccarli in uno spazio bianco della lavagna. In questa fase è importante produrre molte idee semplici piuttosto che poche ma elaborate. Il problema dei flussi di progetto? Una soluzione scritta in un post-it potrebbe essere “Iniziamo a usare Slack”. Lo spazio di lavoro troppo rumoroso? “Utilizziamo tutti delle cuffie noise-cancelling” e così via.
È il momento di votare le soluzioni che più piacciono e convincono. Ogni partecipante ha a disposizione sei bollini e può votare le idee migliori applicando anche più di un bollino su un’unica soluzione proposta, dando così più peso a quella scelta.
Mai sentito parlare della matrice di Eisenhower? Questo schema serve a ordinare le priorità, separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando quindi le attività in base al loro grado di urgenza e/o importanza. La matrice è costituita da un quadrato diviso in quattro quadranti, etichettati in questo modo: poco impegnativo/molto importante, molto impegnativo/molto importante, poco impegnativo/poco importante e molto impegnativo/poco importante.
Si parte ad attaccare le soluzioni più votate nei post-it, cercando di definire che impatto avranno quelle attività sulla risoluzione del problema, posizionando il post-it sull’asse verticale, verso il basso o verso l’alto, a seconda dell’impatto scarso o elevato che può avere. Successivamente ci si sposta a destra o a sinistra sull’asse orizzontale, in base a quanto impegno potrebbe richiedere l’applicazione di quella soluzione. L’impegno può essere quantificato in tempo, denaro o qualsiasi altra risorsa necessaria. A questo punto la situazione dovrebbe essere chiara: le soluzioni ai problemi trovati occuperanno i quattro diversi quadranti della matrice e risulteranno suddivise per priorità:
Una volta trovate le soluzioni da attuare subito, si passa alla parte finale del Lightning Decision Jam: la stesura dettagliata di come potrà essere implementata la soluzione scelta. Se per esempio “Iniziare ad usare Slack” diventa la scelta finale preferita, su di un post-it si scriveranno alcune indicazioni su come poter mettere in pratica con immediatezza questa attività, ad esempio “due settimane di test a partire da lunedì, per tutto il team, con un canale dedicato ad ogni progetto”.
Un Lightning Decision Jam è proprio questo: un incontro organizzato per arrivare ad una decisione rapida ed efficiente. Quindi, per rispondere alla domanda iniziale: no, le riunioni non sono inutili, ma è importante sapere qual è la ricetta giusta per sfornare il dolce perfetto!
